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Come essere produttivi e migliorare la nostra vita

Se stai leggendo questo articolo probabilmente è perchè hai difficoltà ad essere produttivo, o almeno ad esserlo con costanza. Cerchiamo allora di capire come essere produttivi partendo dal perchè non lo siamo.

Le motivazioni possono essere svariate:

  • Procrastinazione: abbiamo la tendenza a rimandare, a non fare le cose fin quando non si avvicina la scadenza, e i pensieri poi ci perseguitano perchè, come insegna lo Ziegarnik effect, ricordiamo molto più facilemente le cose non concluse che quelle terminate
  • Priorizzazione sbagliata: non riusciamo a dare il giusto peso e la giusta priorità alle cose da fare
  • Gestione del tempo: non gestiamo adeguatamente il tempo a disposizione in funzione delle attività che abbiamo da fare
  • Multipotenzialità: se abbiamo decine di passioni e non sappiamo su quali soffermarci, probabilmente siamo dei multipotenziali (scoprilo con un test a questo link)

Fatto sta che ci accorgiamo di non essere produttivi vome vorremmo. C’è però una soluzione: imparare ad essere produttivi in maniera strutturata, attaccando il problema da tutti i fronti. Vediamo come.

Come essere produttivi in 5 step

Tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare, ma migliorare decisamente la propria produttività si può: ve lo dice una procrastinatrice nata!

Gli step da fare per capire come essere produttivi sono 5:

  1. Scegliere il momento giusto
  2. Scegliere lo strumento giusto
  3. Scegliere il metodo giusto
  4. Darsi degli obiettivi
  5. Il mindset

Scegliere il momento giusto #Step1

Potrebbe sembrare banale, ma conoscere che cronotipo di persone siamo è fondamentale per iniziare a capire come essere produttivi.

Il cronotipo è una caratteristica che indica la propensione delle persone ad essere maggiormente attivi in un particolare periodo della giornata. Esistono due macrocategorie di cronotipo:

  • le allodole: persone che si alzano presto al mattino, sono subito attivi e lo restano per tutta la prima parte del giorno crollando alla sera
  • i gufi: persone attive soprattutto la sera e che preferiscono andare a letto tardi, faticando molto più a essere attivi al mattino
Come essere produttivi - gufo e allodola, i due cronotipi a seconda se siamo nottambuli o mattinieri - guidaglinvestimenti.it
I cronotipi – Come essere produttivi

Dovremmo imparare a gestire la nostra giornata in funzione del nostro cronotipo: se siamo delle allodole dovremmo prediligere le ore centrali della mattinata per fare i compiti più impegnativi e lasciare al pomeriggio le email o i compiti più burocratici.
Al contrario, i gufi dovrebbero destinare il mattino ai compiti meno impegnativi, e aspettar il picco dopo pranzo per iniziare i lavori più impegnativi.

Come starete giustamente pensando, i gufi tendenzialmente sono svantaggiati nei lavori d’ufficio 8-17 proprio perchè iniziano ad avere il picco di resa all’orario di uscita dall’ufficio, faticando molto nelle ore mattutine.

Scegliere lo strumento giusto #Step2

Il secondo passo è scegliere il giusto strumento che ci supporti nel come essere produttivi.

Potreste chiedervi “ma ho davvero bisogno di uno strumento? Non basta la mia mente?

Di nuovo: probabilmente, se state leggendo questo articolo, tenere la lista delle cose da fare a mente non è sufficiente.

Una grande importanza la fa proprio scrivere le cose da fare. Avere davanti a noi una lista fisica, lunga, ha un duplice effetto: farci sentire l’urgenza di chiudere dei punti e darci la carica quando vediamo questa lista ridursi passo dopo passo.

Ecco alcuni strumenti che ci possono tornare d’aiuto.

come essere produttivi: L’agenda

Un comodo supporto per tenere nota della to-do list è l’intramontabile agendina. Ce ne sono di tutte le forme e dimensioni, e sono dei veri e propri accessori soprattutto delle donne.

Chi di noi non ha mail avuto o desiderato una Moleskine?

La comodità è il loro spessore ridotto che ci consente di portarle sempre con noi e di predere appunti rapidamente.

Gli svantaggi invece sono due:

  • il primo è ritrovare velocemente l’appunto che ci serve
  • Il secondo – se come me siete degli appassionati – è il proliferare delle agendine in nostro possesso e degli appunti presi in maniera discontinua.

Per quanto io stessa le adori, devo dire che la soluzione che mi ha cambiato la vita è un’altra.

come essere produttivi: Il tablet

Il tablet è stato la mia svolta. E’ un’ottima risposta al come essere produttivi e ha risolto i pain points delle agendine:

  • cancellare: sicuramente la cosa più comoda perchè evita di sprecare fogli e di trovare con difficoltà le cose ancora da fare tra quelle invece cancellate. Sicuramente la funzione che preferisco. Una volta depennata un’attività possiamo cancellarla subito o a fine giornata (per avere l’idea, alla sera, di aver “depennato molto”): ma il giorno dopo resta solo la lista delle attività ancora da fare (molto più breve) e via, si riparte!
  • trovare dove ho scritto un appunto: il tablet ha la ricerca veloce e traduce ciò che scriviamo in testo “computerizzato”, rendendolo facilmente identificabile
  • colori: evidenziare una frase è immediato così come cambiare colore degli appunti, magari per prirità
  • spostare gli appunti: tagliare e incollare un appunto diventa immediato, anzichè doverlo cancellare a penna e riscriverlo.

Quale tablet scegliere?

Beh non vi darò recensioni tecniche che potete trovare ampiamente su internet fatte da personaggi molto più tecnologici di me!

Posso parlarvi però del tablet che ho preso io e di due altre interessanti opzioni testate con i miei colleghi.

Samsung Galaxy Tab S6 Lite: il mio bambino!

Io ho scelto il Samsung Galaxy Tab S6 Lite con il quale mi trovo alla grande. Il motivo principale della scelta è stato il rapporto qualità-prezzo: volevo un tablet non troppo costoso sia perchè non sapevo se mi sarebbe stato utile (e di buttar soldi non era proprio il caso!), sia perchè non ho la capacità di apprezzare la differenza di dettagli tecnici rispetto a quelli di fascia superiore.

Il mio fine era avere un supporto per scrivere, e che magari mi consentisse di fare anche altro come vedere un film su Netflix o navigare. Stop!

Un accessorio che ho trovato utile è la (nel mio caso tamarrissima) tastiera wireless che si può comprare a parte, che lo rende un mini-pc e si è rivelata utile da portare ad esempio durante i weekend fuori.

reMarkable

Il remarkable per i puristi della scrittura è una figata. Solo in scala di grigi, sembra di scrivere davvero con una matita, è stato concepito e sviluppato per essere unicamente un writer ed è un prodotto di nicchia davvero stiloso. Il pennino…si consuma come una matita ma più lentamente! (e si, questo richiede che dobbiate comprarne un altro!)

Nel mio caso non l’ho scelto sia per il prezzo che per la minore versatilità, io che una purista della sccrittura non sono (scrivo appunti anche sui volantini della spesa!)

Se vouoi saperne di più trovi tutte le informazioni a questo link.

BOOX Note Air

Questo writer non lo conoscevo fin quando me ne ha elogiato le gesta un mio collega.

Anche qui come prezzo siamo su una fascia più alta: questo tablet ha la sua forza nel prendere appunti praticamente su ogni tipo di file, oltre che ai PDF.

Se per lavoro è una funzionalità che vi torna utile, tenetelo in considerazione (sono funzioni che tramite app si possono scaricare anche sul Samsung S6 Lite, ma sono più da ricercare).

Scegliere il metodo giusto #Step3

Trovato lo strumento che fa per noi per come essere produttivi – manuale o digitale – passiamo ai metodi da utilizzare.

  1. Abbiamo il mostro tablet o la nostra agenda
  2. abbiamo scritto la lista
  3. da dove iniziare?

Iniziando a valutare la priorità delle cose da fare e ad agire di conseguenza.

Due metodi con cui mi trovo molto bene e che sono complementari sono la Matrice di Covey e il Kanban.

La matrice di Covey

Abbiamo già parlato della matrice di Covey o di Eisenhouer: il fine è identificare l’urgenza e l’importanza delle cose da fare, e in base a questo capire le cose da:

  1. fare subito (urgenti e importanti)
  2. pianificare cercando il modo di farle al più presto (non urgenti ma importanti)
  3. delegare (urgenti ma no importanti)
  4. non fare (non urgenti e non importanti)
Matrice di Covey - Gestire il tempo - Come essere produttivi - guidaglinvestimenti
La matrice di Covey – Come essere produttivi

Come sappiamo le ultime due della lista dovremmo cercare di ridurle a zero (o quasi).

Avendo quindi identificato la priorità delle restanti due, possiamo iniziare e svolgerle usando il Kanban.

Il Kanban

Come abbiamo visto nell’articolo dedicato al Kanban questo strumento ci aiuta ad autogestirci dandoci dei limiti: non possiamo andare avanti con un’attività prima di averne finita un’altra.

Il Kanban che io uso è quello in basso:

  • all’inizio ha le cose da fare (derivanti da Covey)
  • seguono le attività da iniziare o appena iniziate
  • poi quelle on going o in fase di chiusura
  • Infine quelle terminate

Nelle sezioni centrali – “attività da iniziare” e “attività in corso” – non devono esserci più di 3 attività per sezione in contemporanea.

Fin quando non ne faccio avanzare una, non può entrarne un’altra.

KANBAN DI MARTA per imparare come essere produttivi GUIDAGLINVESTIMENTI.IT
Il Kanban – Come essere produttivi

Il tempo

All’interno di tutti i metodi un altro grande alleato è scandire il tempo.

Diamoci dei target orari (ragionevoli ma challenging) entro cui terminare le attività. In questo modo abbiamo un duplice vantaggio:

  1. Abbiamo una stima di cosa ragionevolmente riusciremo a fare in quella giornata di lavoro
  2. Avere un orario ci spinge a terminare quell’attività anzichè saltellare da un’attività all’altra senza terminarne nessuna.

E’ infatti dimostrato da diversi studi come interrompere un’attività richieda molto più tempo, in seguito, per riprenderla: tempo che invece noi non dobbiamo perdere!

Darsi degli obiettivi #Step 4

Una volta capito come essere produttivi si arriva alla parte core: darsi degli obettivi.

Questi potrebbero essere di diverso tipo:

  • fare un certo numero di attività al giorno
  • fare almeno la metà delle attività della lista entro fine giornata
  • finire tutte le attività urgenti e importanti entro la mattinata
  • non avere nella to do list più di 3 attività da fare a fine giornata

ma devono essere fattibili: è inutile darsi obiettivi irragiungibili. Non reggiungerli ci farà solo tracollare l’umore.

L’importante è identificare il nostro obiettivo e scriverlo in alto sul nostro Kanban a memento di quello che dobbiamo fare.

Poi fare il consuntivo a fine giornata: vedere depennate un numero consierevole di linee dona una grande spinta all’autostima.

Come essere produttivi: il mindset #Step 5

Ultimo step fondamentale: il mindset.

Possiamo avere tutti gli strumenti o i metodi che vogliamo, ma dobbiamo imporci di utilizzarli ed applicarli con costanza. Non esistono metodi o strumenti miracolosi che ci insegnino come diventare produttivi, ma solo aiuti che ci faranno migliorare se cci applicheremo con il mindset giusto.

Non rassegnamoci prima di partire, e nemmeno se per un giorno scorderemo di fare il Kanban: dobbimo sapere che sono strumenti sempre lì, a nostra disposizione per aiutarci a diventare delle persone più produttive!

Ti sembra di voler fare sempre troppe cose che ti appassionano ma non avere abbastanza tempo? Potresti essere multipotenziale! Fai il test e scoprilo:

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Marta Cavaliere

Ingegnere fuori e inseguitrice di farfalle dentro, appassionata di crescita personale, fotografia e viaggi. Credo nell'importanza di conoscere la finanza personale per diventare responsabili del nostro futuro, e nel miglioramento continuo sia personale che professionale. Instancabile procrastinatrice, mi occupo delle sezioni Crescita e Risparmio del blog guidaglinvestimenti.it

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